Tietosuojaseloste

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin, asianmukaisiin ja lakisääteisiin tarkoituksiin. Käsittelyn oikeusperusteet ovat:

Sopimuksen täytäntöönpano: rekisterinpitäjän ja asiakkaan välisen palvelusopimuksen (SaaS-palvelu, käyttöönotto) solmiminen, toteuttaminen ja hallinta.

Oikeutettu etu: B2B-asiakassuhteiden ylläpito, palveluviestintä, liiketoiminnan kehittäminen, markkinointi sekä tietoturvan varmistaminen.

Lakisääteinen velvoite: kirjanpito- ja muusta lainsäädännöstä johtuvien velvoitteiden täyttäminen.

Rekisterissä käsitellään asiakkaan organisaation yhteyshenkilöiden ja Asta db -alustan valtuutettujen käyttäjien tietoja:

Perustiedot: etu- ja sukunimi, ammattinimike/tehtävä, edustettava organisaatio.

Yhteystiedot: työsähköpostiosoite, työpuhelinnumero, organisaation osoitetiedot.

Käyttäjätunnistus- ja autentikointitiedot: käyttäjätunnukset, roolit, pääsyoikeudet sekä salatut tunnistautumistiedot.

Verkko- ja järjestelmätiedot: IP-osoite, selaintiedot, kirjautumis- ja järjestelmälokitiedot.

Asiakkuus- ja sopimustiedot: tilaustiedot, laskutustiedot, viestintähistoria ja asiakaspalautteet.

Tietosisällön rajaus: Asta db -alustalla käsitellään kiinteistöjen rakenteellisia ja teknisiä mittatietoja. Rekisterinpitäjä ei kerää, tallenna tai käsittele alustalla asukkaiden tai muiden luonnollisten henkilöiden erityisiä henkilötietoryhmiä (kuten tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaisia terveystietoja).

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään tai asiakasorganisaation edustajalta sopimussuhteen, rekisteröitymisen tai yhteydenoton yhteydessä.

Tietoja voidaan lisäksi kerätä ja päivittää viranomaisrekistereistä (kuten Patentti- ja rekisterihallitus sekä Maanmittauslaitos) ja julkisista yritystietolähteistä lainsäädännön sallimissa rajoissa.

Henkilötietoja ei myydä eikä luovuteta kolmansille osapuolille kaupallisiin tarkoituksiin. Tietoja luovutetaan viranomaisille vain lakisääteisen velvoitteen nojalla.

Rekisterinpitäjä käyttää palvelun tuottamisessa seuraavia henkilötietojen käsittelijöitä, joiden kanssa on solmittu tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaiset tietojenkäsittelysopimukset:

Vercel Inc. – alustan tekninen ylläpito (hosting).

Neon Inc. – tietokantapalvelu.

Resend – sähköpostiviestintä.

Google (Gemini API) – asiakkaan toimittamien rakennusdokumenttien (pohjapiirustukset) automaattinen analyysi.

Käsittelijät toimivat henkilötietojen käsittelijöinä rekisterinpitäjän lukuun eivätkä saa käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa.

Tietoja säilytetään ja käsitellään ensisijaisesti EU/ETA-alueella. Osa käytetyistä palveluntarjoajista (kuten Vercel ja Google) voi kuitenkin käsitellä tietoja myös EU/ETA-alueen ulkopuolella.

Näissä tapauksissa siirto toteutetaan Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita (Standard Contractual Clauses, SCC) käyttäen sekä asianmukaisin lisäsuojatoimin.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi.

Sopimussuhteen päätyttyä henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan, ellei lainsäädäntö (kuten kirjanpitolaki) edellytä tietojen pidempää säilyttämistä.

Sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin, vaatia virheellisten tietojen oikaisemista, vaatia tietojensa poistamista laillisten edellytysten täyttyessä, vaatia käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä saada tietonsa siirretyksi järjestelmästä toiseen koneluettavassa muodossa.

Pyyntöasioissa rekisteröity voi ottaa yhteyttä osoitteeseen info@astadb.com.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi), mikäli hän katsoo henkilötietojensa käsittelyn rikkovan tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterinpitäjä toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojatoimet henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta pääsyltä, luovuttamiselta, muuttamiselta tai hävittämiseltä.

Digitaalinen aineisto on suojattu asianmukaisin palomuurein, pääsynhallinnoin, kryptografisin salausmenetelmin (TLS/SSL-tietoliikennesalaus) ja käyttöoikeusrajoituksin.